Gestion du courrier: comme une lettre à la poste! Le traitement, la rédaction et l'envoi du courrier, vous vous en passeriez bien, et pourtant c'est une tâche aussi nécessaire que quotidienne. Ne soupirez plus devant le contenu de votre boîte aux lettres, et confiez à votre assistant privé Votre Assistant Privé la gestion de votre courrier administratif.
Règles du forum Avant de poster, merci de vérifier: que vous êtes bien dans le forum en rapport avec le sujet que vous allez exposer (voir description sous chaque forum); si votre question n'a pas déjà été postée en utilisant la fonction recherche. sandro Messages: 279 Enregistré le: lun. 3 oct. 2011 13:59 Gestion du Courrier en Mairie Bonjour à tous, Je viens vers vous pour une petite enquête. Nous sommes en train d'étudier la possibilité d'améliorer la gestion du courrier car actuellement cela demande beaucoup de temps et beaucoup de copies. Je souhaiterais savoir comment vous procédez de votre côté: Fichier excel d'entrée et de sortie, scan des courriers ou ce que tout est centralisé sur un service ou est ce que chaque service a son courrier? Merci de vos retours et bon courage à tous pour cette nouvelle semaine Concombre79 Messages: 2 Enregistré le: mer. 6 avr. 2016 13:53 Re: Gestion du Courrier en Mairie Message par Concombre79 » mer. 2016 14:04 Bonjour, Dans notre commune de 450 habitants, nous avons un fichier excel d'enregistrement du courrier avec une rubrique "document scanné".
Une fois l'indexation faite, vous n'aurez plus qu'à distribuer en quelques clics les courriers aux différents correspondants qui seront alertés par email. Vous n'aurez plus aucun risque de perte de documents. N'imprimez plus et n'affranchissez plus L'impression, la mise sous pli et l'affranchissement sont des tâches chronophages sans valeur ajoutée. En automatisant la gestion du courrier sortant, vos documents vont être captés via une imprimante virtuelle et pourront ainsi bénéficier du traitement choisi, sans aucune action supplémentaire de votre part: envoi via centre éditique ou envoi par un email. Suivez et recherchez facilement vos courriers Avec l'archivage et le traitement numérique de vos courriers, vous lancez des recherches multicritères pour retrouver rapidement et facilement une information ou un document en quelques clics seulement. " Le silence vaut-il accord? " L'application du principe « silence vaut acceptation » (SVA) garantit à chaque chef d'entreprise, chaque citoyen que sa demande adressée à l'administration sera traitée rapidement: si l'administration ne répond pas dans les délais, c'est qu'elle donne son accord.
Pour qu'une règle soit bien appréhendée par le logiciel, il faut scanner 3 documents similaires et indiquer à chaque fois l'action à effectuer. Pour les documents suivants, l'action se fait automatiquement. Une fois numérisé et ses informations capturées, le document est automatiquement envoyé au bon interlocuteur dans l'entreprise. Le courrier entre ainsi dans un circuit de validation, basique ou complexe. Cela permet de gérer les échéances relatives au document en recevant des alertes. Pour les administrations publiques, cette fonction est très utile pour ne pas être piégé par la règle du silence vaut accord (voir paragraphe plus bas "Silence vaut accord"). Suivi de l'état des courriers sur une interface Afin de suivre le traitement du courrier, vous accédez à un tableau de bord dans lequel se trouvent des informations sur le statut de chaque document: en cours de traitement, à distribuer, à traiter, refusé. Envoi de courriers dématérialisés Dématérialisez aussi vos courriers sortants à l'aide d'une imprimante virtuelle.
Fini l'oubli de réponses ou la perte d'emails et de courriers. Grâce à l'application Web iCourrier, centralisez et gérez efficacement tous vos courriers et emails entrants et sortants. Aujourd'hui les collectivités territoriales font face à un volume de courriers à traiter et à conserver considérable. L'outil iCourrier va simplifier et structurer cette gestion au quotidien. Lorsqu'un document papier ou électronique arrive, il est intégré dans l'outil, classé et automatiquement transmis au bon service. La traçabilité du document permet de connaitre rapidement l'état de traitement des courriers, les tâches déjà réalisées et à accomplir par les différents services de la collectivité. Découvrez le logiciel en démo Bénéficiez d'une présentation personnalisée et découvrez comment notre solution iCourrier peut aider votre collectivité à atteindre ses objectifs. Une gestion des courriers et des emails simplifiée et maîtrisée Un enregistrement rapide et complet Profitez d'un point d'entrée unique pour tous vos courriers et emails.
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