Les délais de paiement sont monnaie courante en dentisterie. S'ils ne constituent pas en soi un danger pour les finances de votre cabinet dentaire lorsqu'ils sont maitrisés, négliger la surveillance de leur bon remboursement peut avoir de lourdes conséquences. Une règle: agir avec célérité. Si vos premières démarches de relance cordiale sont restées sans réponses, ne tardez pas et passez à l'étape suivante: l'envoi de lettres de relances et si besoin, d'un courrier de mise en demeure de payer. Retour sur les éléments constituants ces missives d'importance. La lettre de relance, premier pas courtois vers le remboursement des créances dentaires En premier lieu, sachez qu'envoyer des lettres de relance n'est pas un acte juridiquement obligatoire. Il vous est tout à fait possible d'adresser directement à vos patients-débiteurs une lettre de mise en demeure, ou, si vous le souhaitez, de les assigner directement en justice. Toutefois, l'envoi de lettres de relance est une pratique quasi systématique qui permettra peut-être de déterminer la raison pour laquelle vos patients n'ont pas réglé leur note tout en préservant autant que faire se peut vos relations patient-praticien.
Pour déléguer cette démarche auprès d'un expert: Contacter RGC Contentieux Exemple de première lettre de relance Nom du cabinet Adresse Code postal – Ville Téléphone – Fax Mail Numéro Siret A l'attention de Madame / Monsieur Nom du patient Objet: Relance n°1 – facture n° P. J. : Duplicata de la facture n° + RIB Madame, Monsieur, Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de XXX euros. Ce montant correspond à nos factures suivantes restées impayées: Numéro Date Montant L'échéance étant dépassée, nous vous prions de bien vouloir procéder à son solde dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture ainsi qu'un RIB en pièce jointe. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente. Vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées. Exemple de lettre d'avertissement Objet: dernier rappel paiement de facture n° Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de X euros correspondant aux factures suivantes restées impayées: Si le règlement ne nous parvient pas sous huit jours, nous serons contraints de transmettre le dossier à une société spécialisée qui mettra en oeuvre toutes les démarches nécessaires à l'obtention du solde de notre créance.
C'est aussi le cas d'une lettre envoyée en recommandé ou d'un appel téléphonique. Ceci dit, ce mail peut tout à fait faire partie du processus de facturation, et il constitue la première étape d'une démarche à l'amiable et pourra être utilisé en cas de procédure judiciaire ultérieure pour prouver votre bonne volonté de vouloir résoudre ce conflit à l'amiable. Il a aussi pour avantage de tracer par écrit les échanges entre vous et vos clients. Mais ce n'est pas tout: il permet de préserver de bonnes relations commerciales avec vos clients grâce à un e-mail courtois et moins formel qu'un courrier recommandé; il vous fait gagner du temps (ou en perdre moins! ) plutôt que d'envoyer une lettre recommandée ou d'essayer de contacter le client par téléphone, surtout si vous utilisez un logiciel de facturation doté de la fonction automatique de rappel d'impayé; les clients sont généralement réactifs et paient rapidement après réception de ce mail (sauf en cas de conflit bien sûr! ). Que faire si le client ne procède pas au règlement de la facture après l'e-mail de relance d'impayé?