Pour le bon déroulement d'une assemblée générale de copropriétaires, le secrétaire de la session a l'obligation de tenir une feuille de présence qui recense les personnes présentes. A quoi sert donc ce document et que contient-il? Utilité de la feuille de présence à l'AG de copropriété Une feuille de présence permet avant de tout de conserver une trace écrite des personnes qui sont présentes à l'assemblée générale. En plus de constituer une preuve de leur présence, la feuille donne également des précisions sur chaque copropriétaire. Chaque participant doit signer la feuille de présence. Les copropriétaires qui ne peuvent pas assister directement à l'AG peuvent être représentés par des mandataires à qui ils laissent leur intention de vote. Au-delà de la composition de l'assemblée générale, la feuille de présence comprend également des informations issues de la liste officielle des copropriétés et des données provenant du règlement de la copropriété. L'objectif est de spécifier avec précision le nombre de voix correspondant à chaque copropriétaire ainsi que les coordonnées.
Art. 14. – Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé: présent physiquement ou représenté; participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique. L'émargement n'est pas requis pour les participants à l'assemblée par visioconférence, par audioconférence ou par un moyen électronique de communication. Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale. Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil. La feuille de présence est normalement établie par le syndic en sa qualité de secrétaire de séance. Il arrive que des irrégularités affectent cette feuille de présence. La question qui se pose est de savoir si ces irrégularités constituent des causes de nullité? La Cour de Cassation a rendu un arrêt où elle refuse de sanctionner par la nullité, une feuille de présence atteinte d'irrégularités dans la mesure où elle comportait néanmoins tous les éléments nécessaires pour identifier les copropriétaires présents ou représentés et permet de contrôler les énonciations du procès-verbal.
En conséquence, lorsqu'un copropriétaire souhaite engager une procédure en annulation de l'assemblée générale, en raison d'irrégularités qui affectent la feuille de présence, il doit s'assurer qu'il est impossible d'identifier les copropriétaires. Vous pouvez me poser vos questions sur conseil: JOAN DRAY Avocat MANDATAIRE EN TRANSACTIONS IMMOBILIERES 76/78 rue Saint-Lazare 75009 PARIS TEL: 09. 54. 92. 33. 53 FAX: 01. 76. 50. 19. 67
Le syndic est tenu de l'envoyer aux copropriétaires suivants: Les opposants, c'est à dire les copropriétaires ayant voté contre une ou plusieurs résolutions abordées lors de l'assemblée générale Les défaillants, qui sont les copropriétaires ni présents ni représentés pendant l'assemblée générale La notification doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE) si les copropriétaires l'ont demandé. Pour éviter quelconque contestation, le syndic préfère dans la plupart des cas envoyer le procès-verbal de l'assemblée générale à tous les copropriétaires avec un envoi en lettre simple aux copropriétaires n'étant ni défaillants, ni opposants. La loi ALUR impose désormais aux syndics d'informer tous les occupants des décisions prises lors de l'assemblée générale. Il est donc généralement décidé d'afficher dans les partie communes le procès-verbal, généralement dans le hall de l'immeuble dans la plupart des cas. A noter que le délai de contestation de l'assemblée générale ou d'une décision prise durant celle-ci coure à partir de la réception du procès-verbal.