Ne pas hésiter à consulter un juriste si certains éléments ne sont pas clairs. 4- Surveiller qui se connecte à la réunion: les organisateurs de réunions ont la possibilité de suivre les participants de différentes manières, selon le système qu'ils utilisent. La plupart permet à l'organisateur de déclencher une alerte sonore pour annoncer l'arrivée de nouveaux participants. Certains affichent également des bannières d'entrée et de sortie avec le nom des participants rejoignant la réunion. Par ailleurs, l'organisateur doit régulièrement consulter la liste des participants connectés: si des noms non reconnus ou anonymes figurent sur la liste, l'organisateur doit leur demander de confirmer leur identité par la voix ou le chat. Les bonnes pratiques à adopter en Visioconférence. 5- Garder le contrôle: pour éviter que des participants indésirables se connectent à une réunion ou un événement, s'assurer que le système utilisé permet à l'organisateur d'exclure un participant et de l'empêcher de se connecter à nouveau. Certains systèmes permettent également de verrouiller une réunion une fois que toutes les personnes requises sont présentes, ce qui est essentiel lorsque les participants prévoient de couvrir des informations sensibles et confidentielles.
Certains services de vidéoconférence offrent également une détection avancée de la fraude, afin de détecter et de signaler les échecs répétés de connexion et de participation à la réunion. Cela permet de bloquer tout intrus malveillant à la recherche d'identifiants de réunion sur une période donnée. 3- Connaître la politique de confidentialité de votre fournisseur: lire les « petits caractères » sur la confidentialité des données s'avère parfois fastidieux, mais peut éviter de se retrouver dans une situation qui compromet l'entreprise et ses employés. Bones pratiques visioconférence of foot. Si la plupart des fournisseurs partagent un certain niveau de données avec des tiers, les risques sont parfois cachés dans les détails. Certains fournissent à des tiers les données personnelles des participants, d'autres ne fournissent que des données agrégées sur les informations relatives aux appels, telles que la durée, le lieu et le nombre de participants. Si un système partage des données personnelles avec des tiers, la législation de la plupart des pays oblige à les communiquer aux participants à la réunion.
Avant même de travailler sur l'ordre du jour et de regrouper les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion, il est donc indispensable que vous preniez le temps de vérifier que tout fonctionne bien d'un point de vue technique, chez vous, mais aussi du côté des participants. Faites quelques tests et demandez à vos collaborateurs d'en faire de même pour ne pas perdre de temps le jour J. Bones pratiques visioconférence vs. Veillez également à choisir une solution logiciel/application adaptée à l'objet de la réunion et au nombre de participants. A minima, elle doit autoriser le partage d'écran. L'idéal est toutefois de choisir une solution assez complète et polyvalente, et de ne plus en changer, afin que chacun puisse se l'approprier avec le temps, et ainsi gagner en efficacité réunion après réunion. 🙋♂️ Attitude et bons réflexes Bien qu'indispensable, la phase préparatoire de la visioconférence ne peut pas se suffire à elle-même. Distance oblige, la personne qui anime la visioconférence doit surtout redoubler d'efforts pour impliquer les participants.
Personne ne veut voir le dessus de votre tête. Ils veulent voir votre visage. Idéalement, votre webcam doit être placée légèrement au-dessus de votre tête, orientée vers le bas et vos yeux. Cette configuration permet aux participants de vous voir à un angle similaire à celui auquel ils vous verraient dans la vie réelle. Si vous placez votre écran dans la bonne position, vous pouvez fixer votre webcam au-dessus de votre écran. Bonnes pratiques de la visioconférence - Arawa. De cette façon, vous vous assurez qu'elle est à la hauteur appropriée. 2. Utilisez un Ring Light pour un éclairage optimal. Un mauvais éclairage est une erreur courante que les gens commettent lors d'une visioconférence. Non seulement il n'est pas flatteur, mais il rend également difficile la lecture des expressions faciales servant à communiquer de manière non-verbale. Des études montrent qu'environ 7% seulement de toutes les communications sont verbales. Les autres 93% sont des expressions du visage et des variations de ton. C'est pourquoi un bon éclairage est nécessaire pour la visioconférence.
Si! Mais c'est aussi épuisant, parfois, quand il faut se débattre avec son casque, son PC, son réseau, à longueur de journée. S'équiper convenablement n'est pas toujours possible, mais de manière générale: Privilégier les écouteurs ou le casque qui offrent une meilleure qualité sonore Parler distinctement, assez fort, lentement pour être compréhensible à distance Dans la mesure du possible, prévoir 5 mn d'avance sur une visio pour s'assurer que tout fonctionne correctement 6. Susciter l'engagement En visio, on a tôt fait de perdre les participants en chemin pour peu que la conversation manque de rythme ou d'interaction. Veiller à faire circuler la parole, vérifier que les personnes les plus silencieuses n'ont pas aussi quelque chose à partager, éviter de manière générale que la parole soit accaparée par une ou deux personnes et garder le rythme en évitant les monologues interminables. Bones pratiques visioconférence of feet. Eventuellement, assigner des rôles: animation, gestion du temps, prise de note... Eviter les visio à rallonge.
Maintenant que vous êtes au fait des bonnes manières de la visioconférence, nous sommes sûrs que chacune de vos réunions virtuelles sera un triomphe. Vous pouvez aussi découvrir les difficultés courantes rencontrées lors des réunions virtuelles et trouver des solutions faciles avec nous. Et si vous voulez en savoir plus sur les outils et les logiciels qui peuvent faciliter le travail à distance pour votre équipe, commencez votre essai gratuit de 6 mois de Wrike Professional.